ผู้ช่วย HR: คลังข้อมูล + Agent + Flow

ส่วนที่ 1: สร้างคลังข้อมูล HR บน Space

1. เปิดหน้า Spaces แล้วกด Create space

   ไปที่เมนู Spaces ด้านซ้าย Space คือ "คลังความรู้" ที่เราเอาไฟล์ของเรามาวางไว้ให้ AI ดึงไปใช้ตอบ กด + Create space มุมขวา

   

2. ตั้งชื่อ Space และบอกเป้าหมาย

   กรอกชื่อ Space และอธิบายสั้นๆ ว่าเก็บอะไรไว้ ส่วนนี้ช่วยให้ AI เข้าใจบริบทของคลังข้อมูล

   

   

3. เข้าสู่ Space ที่ยังว่าง แล้วกด Add

   พอสร้างเสร็จจะเข้ามาที่ Space เปล่าๆ กด Add มุมขวาเพื่อเพิ่มไฟล์

   

4. เลือก Upload files แล้วเลือกเอกสาร HR ทั้ง 5 ไฟล์

   ในเมนู Add เลือก Upload files รองรับทั้ง .docx และ .csv เลือกไฟล์ HR-01 ถึง HR-05 พร้อมกันได้

   

   

5. รอจนทุกไฟล์ขึ้นสถานะ Ready

   Quick จะดึงข้อความจากเอกสารมาทำดัชนี รอสักครู่จนทุกไฟล์เปลี่ยนจาก Processing เป็น Ready เท่านี้คลังข้อมูลก็พร้อมให้ค้นแล้ว

   

   ไฟล์ HR-05 เป็นตารางทะเบียนพนักงาน (CSV) ที่มีวันลาคงเหลือรายคน เวลาถามเรื่องวันลาของพนักงานคนไหน AI จะดึงจากไฟล์นี้

ส่วนที่ 2: สร้าง Chat agent "HR Assistant ฟ้าใส"

1. เปิดหน้า Chat agents แล้วกด Create chat agent

   ไปที่เมนู Chat agents แล้วกด Create chat agent เราจะสร้างผู้ช่วยที่ใช้คลังข้อมูล HR ที่เพิ่งทำไว้โดยเฉพาะ

   

2. พิมพ์อธิบายว่าอยากได้ผู้ช่วยแบบไหน

   พิมพ์บอกตรงๆ เหมือนเล่าให้เพื่อนฟัง ว่าอยากได้ผู้ช่วยทำอะไร ใช้ความรู้จาก Space ไหน และมีกติกาอะไรบ้าง (เช่น ตอบเฉพาะเรื่อง HR ต้องอ้างเลขเอกสาร ห้ามเดา) ตัวอย่างที่เราใช้:

   

   PROMPT คัดลอก

   อยากได้ Chat agent ชื่อ "HR Assistant ฟ้าใส" เป็นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท ฟ้าใส ดิจิทัล จำกัด ใช้ตอบคำถามพนักงานและทีม HR เรื่อง Onboarding พนักงานใหม่ การลาและวันหยุด สวัสดิการ เวลาทำงาน OT และ Hybrid รวมถึงเช็ควันลาคงเหลือของพนักงานแต่ละคน ให้ใช้ความรู้จาก Space "คลังข้อมูล HR ฟ้าใส ดิจิทัล" เท่านั้น ตอบเฉพาะเรื่อง HR ถ้าถูกถามเรื่องอื่นให้บอกสุภาพๆ ว่าตอบได้เฉพาะเรื่อง HR ต้องอ้างอิงเลขเอกสาร (เช่น HR-02) ทุกครั้ง ถ้าไม่มีข้อมูลในเอกสารห้ามเดา ให้แนะนำติดต่อ hr@fahsai-digital.example หรือโทรภายใน 1200 เมื่อถูกถามเรื่องการลา ให้บอกสิทธิ์คงเหลือ เงื่อนไขการแจ้งล่วงหน้า เอกสารที่ต้องใช้ และขั้นตอนขอลาใน FahSai People น้ำเสียงเป็นกันเอง สุภาพ ตอบสั้น ชัดเจน เป็นภาษาไทย

   พิมพ์เสร็จกด Generate แล้วรอสักครู่

   

3. ตรวจ config ที่ระบบร่างให้ และผูก Knowledge source

   Quick จะร่างชื่อ + Instructions ให้อัตโนมัติ อ่านทวนแล้วปรับได้ สิ่งสำคัญคือเลื่อนไปที่ Knowledge sources ให้แน่ใจว่าผูกกับ Space "คลังข้อมูล HR ฟ้าใส ดิจิทัล" แล้ว ผู้ช่วยถึงจะตอบจากเอกสารของเรา

   

   

   สิ่งที่ AI ร่างมาไม่ใช่ของตายตัว แก้ Instructions เพิ่ม-ลดกติกาได้ตามต้องการ

4. ลองคุยในแผงพรีวิวก่อนใช้งานจริง

   แผงพรีวิวทางขวา ลองถามแทนพนักงานได้เลย ตัวอย่างนี้ถามเรื่องขอลาพักร้อนของพนักงาน FS1019

   

   

   

   สังเกตว่าผู้ช่วยอ้างเลขเอกสาร (HR-02, HR-05) ให้ทุกครั้ง และดึงชื่อหัวหน้างานที่ต้องอนุมัติมาจากทะเบียนพนักงานได้ถูกคน

5. กด Launch chat agent

   พอใจแล้วกด Launch chat agent ผู้ช่วยจะไปอยู่ในรายการ Chat agents พร้อมให้ทีมหยิบมาคุยได้

   

   

ส่วนที่ 3: ต่อยอดเป็น Flow: ถามข้อมูล + แจ้งลา + เก็บบันทึก

1. ไปที่ Flows แล้วกด Create flow

   เปิดเมนู Flows กด Create flow แล้วพิมพ์อธิบายงานที่ต้องการ

   

   PROMPT คัดลอก

   Flow ชื่อ "HR Self-Service: ถามข้อมูลและแจ้งลา" ให้พนักงานกรอกรหัสพนักงาน เลือกประเภทคำขอ (ถามข้อมูล HR หรือ แจ้งลา) และกรอกรายละเอียดคำถามหรือการลา (ประเภทลา วันที่ เหตุผล) จากนั้นค้นข้อมูลใน Space "คลังข้อมูล HR ฟ้าใส ดิจิทัล" เพื่อตอบคำถาม หรือตรวจว่าการลาผ่านนโยบาย HR-02 และสิทธิ์คงเหลือใน HR-05 ไหม แล้วสร้างบันทึกคำขอ (HR Request Log) เป็นตาราง มีเลขคำขอ ชื่อ ฝ่าย หัวหน้างาน ประเภทคำขอ วันที่ลา จำนวนวัน สิทธิ์คงเหลือ ผลตรวจสอบ และสถานะ สุดท้ายส่งบันทึกนี้เป็นอีเมลผ่าน Gmail ไปที่กล่องจดหมาย HR เพื่อเก็บเป็นประวัติ ตอบเป็นภาษาไทย

   

   ถ้าพิมพ์ยาวและซับซ้อนเกินไป ระบบอาจสร้าง Flow ตัวอย่างพื้นฐานมาแทน เขียนให้กระชับเป็นขั้นๆ ชัดเจนจะได้ผลดีกว่า

2. ตรวจขั้นตอนที่ระบบร่างให้ (7 ขั้น)

   Quick จะร่าง Flow เป็นขั้นๆ ให้: กรอกรหัสพนักงาน → เลือกประเภทคำขอ → กรอกรายละเอียด → ค้นข้อมูลพนักงาน → ตรวจสอบและตอบคำขอ → สร้าง HR Request Log → ส่งอีเมล

   

   

3. แก้ผู้รับอีเมลในขั้นส่ง Gmail

   ขั้นสุดท้ายส่ง HR Request Log ทางอีเมลเพื่อ เก็บเป็นประวัติ ระบบมักเติมอีเมลตัวอย่างมาให้ ให้แก้ช่อง Recipient Email เป็นกล่องจดหมายของทีม HR จริง (ตัวอย่างนี้ใช้ komen.vi@dakok.net)

   

   ขั้นนี้ส่งอีเมลออกจริง ใช้อีเมลที่รับได้จริงเท่านั้น และตรวจผู้รับให้ถูกก่อนกดส่ง

4. สลับไป Run mode แล้วทดสอบ: แจ้งลา

   กด Run mode กรอกข้อมูลทดสอบ ตัวอย่าง: พนักงาน FS1019 แจ้งลาพักร้อน 28-30 ต.ค. แล้วกด Start

   

   

   

5. ดูบันทึกคำขอ แล้วยืนยันการส่งอีเมล

   Flow สร้าง HR Request Log เป็นตารางสรุป มีเลขคำขอ สิทธิ์คงเหลือก่อน/หลังลา ผลตรวจ และสถานะ จากนั้นจะมีฟอร์มส่ง Gmail ให้ตรวจแล้วกด Submit

   

   

   

6. ทดสอบอีกโหมด: ถามข้อมูล HR

   Flow เดียวกันใช้โหมด "ถามข้อมูล HR" ได้ ตัวอย่าง: พนักงาน FS1030 (อยู่ช่วงทดลองงาน) ถามว่า WFH และลาพักร้อนได้ไหม

   

   

   ทุกครั้งที่รัน ไม่ว่าถามข้อมูลหรือแจ้งลา ระบบจะสร้าง HR Request Log และส่งเก็บทางอีเมลเสมอ เท่ากับมีประวัติคำขอทุกรายการ

7. Publish ให้ทีมใช้งาน

   พอใจแล้วกด Publish Flow จะเผยแพร่ให้คนที่มีสิทธิ์เข้าถึงใช้งานได้ทันที และไปอยู่ใน Flow library

   

   

สรุปสิ่งที่ได้